דרך #2 לשדרג אוסף של תוצרים כתובים מאותו סוג

מתי מתאים: כשרוצים לרענן את התקשורת הכתובה בפלטפורמה מסוימת במסה גדולה ובאופן רוחבי (למשל: כל ה-SMSים או כל המכתבים בעולם תוכן מסוים).

יתרונות:

1. מהיר וזול יחסית ויוצר אימפקט גדול בבת אחת. החוויה בכל המסעות הרלוונטיים תקבל שדרוג רציני במאמץ קצר וממוקד.
2. זו דרך מעולה לזהות ניסוחים שחוזרים על עצמם ולהאחיד אותם פעם אחת ולתמיד.

חסרונות:

1. האימפקט יהיה מפוזר על פני מסעות לקוח רבים, כך שיהיה לא פשוט למדוד אותו בנקודה ספציפית.
2. שדרוג התוצרים נעשה במנותק מהמסע שבתוכו נמצא כל אחד מהם. לכן הוא לא ייתן פתרון מקצה לקצה למסעות, ויכול להיות שיביא לחוסר עקביות מסוימת. ועדיין, זו דרך מומלצת מאוד שיכולה לשפר משמעותית את חוויית הלקוח.

איך עושים את זה?

1. שולפים את החומרים מהמערכות ששולחות אותם ללקוחות. טקסטים קצרים מוציאים באקסל או בגוגל שיט (הודעות לנייד, מיילים קצרים, תבניות שירות קצרות). פורמטים ארוכים כדאי להוציא ב-Word (מכתבים או מיילים מורכבים יותר).
   
   זה נשמע פשוט, אבל לפעמים זה נמצא באחריות של מחלקה אחרת או שהפלטפורמה השולחת לא מאפשרת להוציא אותם כל כך בקלות. זה הרגע להזמין לקפה ומאפה את האחראי או האחראית, להראות להם בדיוק למה אתם רוצים לעשות את המהלך הזה, ולשאול אותם איך הכי נכון לדעתם לקדם את זה.
2. עורכים:

• אם הטקסטים נמצאים באקסל, יוצרים עמודה חדשה לנוסח העדכני ועמודת הערות ושאלות להתכתבות עתידית עם הגורם העסקי ועם המחלקה המשפטית.
• אם הטקסטים נמצאים ב-Word, עורכים עם עקוב אחר שינויים.

1. מטייבים, אם אפשר: כדאי לנצל את ההזדמנות כדי להציף שאלות לגורם העסקי ולהעשיר את הטקסטים במידע שיעזור ללקוחות (אבל גם בלי זה תוכלו לפשט את הטקסטים, להבהיר אותם ולעשות את החיים של הלקוחות קלים יותר).
2. מאשרים את הנוסחים החדשים עם הגורם העסקי ועם המחלקה המשפטית.
   טיפ: שלחו להם עותק נקי, כשהשינויים לא מסומנים, ובקשו שיעירו הערות בצד הטקסט ולא יערכו אותו בעצמם. כך הדיונים יישארו מהותיים ולא יתעסקו בסגנון הכתיבה.
   עוד טיפ: היפגשו איתם פנים אל פנים או בווידאו, ולא רק בהתכתבות, וסגרו הכול על המקום.
3. מעלים לאוויר.